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Domingo, 19 Noviembre 2017

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Calcular la rentabilidad del negocio - HOSTELERÍA

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En la hostelería hay una serie de números de fácil cálculo que nos van a permitir de una forma rápida y sencilla calcular si nuestro local es rentable y cual es el punto muerto, o donde debemos replantearnos el negocio.

Lo primero es identificar los valores que no podemos cambiar, es decir los costes fijos, de los que si podemos ajustar según sean las necesidades.
Valores fijos: alquiler, coste luz/gas/seguros/impuestos (llamados costes varios)
Valores ajustables: coste personal, materia prima

Simplemente estos cuatro valores nos darán una estimación de si la cuenta que tenemos va bien o si vamos desviados en el sentido que sea. El reparto va a oscilar según sea nuestro negocio, en este caso vamos a hablar de los siguientes conceptos de negocio en hostelería: cafetería, local especializado (vinos, cafés, cervezas) y bares en general.

Los valores son:
Coste de Alquiler 10% : puede subir hasta el 15% si el local es propiedad y estamos amortizando la compra
Coste Varios 10% : normalmente son inferiores en locales de 1 a 5 años de vida
Coste de personal 35% :inlcuido todo lo referido a costes salariales, seguros sociales, IRPF, etc…
Coste Materia Prima 30% : puede subir hasta el 35% según sea la proporción de comida respecto a bebida
Margen neto inicial 10% : que sería un 15% en base a los datos anteriores, pero normalmente hay desviaciones de +-1% en cada

Vamos a realizar una cuenta sencilla, supongamos que quiero abrir un local de hostelería, primero defino el concepto: cafetería especializada (tipo local de café).
Según este concepto buscaré un local que esté en torno de los 60 a 120 m2 y con una zona de paso importante, entorno de oficinas y comercial. Eso implica en muchas ciudades un coste muy alto, pero vamos a hacer un supuesto en una población normal (no un Madrid o Barcelona).
Encontramos uno de 100m2 que nos cuesta 3.000 eur/mes. con este dato sabemos ya que debemos vender unos 30.000 eur/mes para cubrir el valor fijo. Para saber si esto es posible vamos a ver nuestro entorno, es el mejor termómetro en este caso, el negocio de café es de proximidad, y nunca hacemos un recorrido superior a 10 minutos andando (mucho menos en coche) para ir a tomar el café. En el entorno del local miramos que negocios hay, que venden productos similares a los nuestros. La distancia máxima será de 500m. que es el espacio aproximado que caminamos lentamente en 10min.
Visitamos cada local y hacemos una estimación de lo que pueden vender al mes, sumamos todos los que están en un radio de 50m y calculamos el 5%, los del 51m a 150m un 3% y el resto un 1%. Esto nos dará un número que si es inferior a los 30.000 eur ya hace dificil que sea negocio, jugamos a ser valientes.
Supongamos que si sale el número, incluso salen números muy superiores (lo que no es normal con ese precio de alquiler), vamos a calcular ahora que podemos hacer.

Coste de personal un 35% de los 30.000 eur. es decir unos 10.500 eur/mes, esto equivale a seis empleados como máximo, cada empleado viene a costar unos 1.000 eur mas Seguridad Social, pagas extras y otros, es decir 1.500 a 1.750 Dividimos los 10.500 entre 1.700 y son 6.17 empleados, como no hay cuartos de empleado nos quedan 6. Ahora viene el número importante, si nosotros vamos a ser un trabajador más del local, es importante saber que esa será nuestra nómina, y que será al final del año cuando recaudemos los beneficios que queden.

Vamos con los varios, el factor más peligroso en los primeros meses, todo cabe, todo vale y al final cuando miramos al septimo mes resulta que tenemos más del 10% entre todo. Es importante calcular cada concepto: luz, gas, música, teléfono, impuestos municipales, seguros del local, mantenimiento de equipos, etc… cada cosa que carguemos debe estar justificado y controlado que no supere el 10%. Otro tema muy importante es que ese 10% debería estar reducido al 7% en los 5 primeros años, ya que apenas hay costes de reparación y mantenimiento de equipamiento, esto vendra con el tiempo y seguramente hará que tengamos meses del 20% o más, así que inicialmente ahorremos.

Vamos con el tema delicado: las materias primas. Aquí es donde la mayor parte de los hosteleros se equivocan y no son capaces de reconocerlo, porque “ellos son más listos que nadie”. En unos casos compran productos de baja calidad y coste barato, pero a la larga eso hace que perdamos clientes porque nos van a comparar con nuestra competencia. Otros sin embargo van a los productos altos de gama, sea como sea, pero ni los manipulan ni los gestionan acorde a estos, por lo tanto también dan un mal producto final. Luego están los que yo llamo “negociadores de compra y malos gestores de venta”, los que aprietan como pueden al proveedor pidiendoles dinero, equipos, maquinaria, etc… Es decir aceptan créditos de los proveedores a unos tipos de interés increibles (hasta un 35%), pero como va incluido en el precio de la materia prima ni se enteran y lo pagan toda la vida (encima). Por último y como una raza escasa están los que realmente saben lo que necesitan vender, buscan el producto necesario y negocian el precio sin más, el mejor precio para el producto necesario. El resto ya se lo pelean en el banco o quién corresponda. Son estos los que finalmente consiguen que la materia prima esté siempre por debajo del 30% de sus costes y meten en su caja un 5% adicional de beneficio todos los meses.
Las materias primas debemos identificarlas por las de larga duración, tipo bebidas envasadas, congelados, etc… y los de corta duración como naranjas, frutas y verduras en general, lácteos, carnes, etc… es decir lo que se llama de mercado y que cada día varía su coste y en ocasiones calidad por las temporadas. En todos los casos vamos a evaluar que lo que vamos a vender debe suponer un 35% de coste de compra y ojo con hacernos trampas… las compras no siempre se venden, en ocasiones se merman por caducidad, por problemas de frío, mala manipulación, etc… y esto también cuenta.

A grandes rasgos ya sabemos si tenemos los ingredientes necesarios para que nuestro proyecto sea viable o mejor olvidarnos de el. Los números que doy salen de más de 20 instalaciones de locales que aún funcionan y ganan dinero y de más de 500 cálculos de proyectos en los que recomendamos no seguir adelante (los que no hicieron caso han cerrado antes del tercer año). Y es que las matemáticas no fallan nunca.

En ocasiones tenemos la posibilidad de instalar un local desde cero, es decir un local vacio donde no hay elementos iniciales de otra instalación y donde podemos crear y distribuir todas las zonas según nuestra necesidades o intenciones.

Vamos a ver cuales son las principales cuestiones que debemos tratar, que medidas básicas debemos respetar y que parámetros son muy importantes para realizar una correcta distribución.

Comencemos con los metros totales disponibles para montar el negocio. El primer dato necesario es saber que vamos a instalar en el: bar de copas, cafetería, restaurante, pizzería, etc… cada uno de los negocios tiene una necesidades de metros mínimas que van a limitar de alguna forma el conjunto de la actividad. Un aspecto en ocasiones problemático es la normativa vigente en la comunidad autónoma, recomiendo que primero se recopile la información referida para ver que metros vamos a tener que hablitar para ciertas actividades (como los baños).

Zonas obligadas: baños, antesala de baños, acceso al local, cocina (elaboración), barra, mesas, almacenillo.
Zonas adicionales: salas, comedores, altillos, vestuarios personal.

Según la normativa puede ser que los vestuarios sean obligados. Por otro lado el almacenillo en ocasiones se incorpora a la barra o zonas altas disponibles, también la zona de mesas puede no ser necesaria según el concepto de negocio.

Vamos con los números básicos:
– Calcular la venta prevista para el local, el número deberá ser equivalente al 10% coste de alquiler o amortización del local. Es decir Alquiler/0.10= venta estimada mínima.
– Calcular el precio medio de producto según la carta de productos y por consumo de persona. En caso de una cafetería el cálculo más aproximado será el precio de un cafe con leche por 1.3, así tenemos el consume medio por persona.
– Dividir el primer valor venta prevista entre el precio medio de consumo persona, esto nos dará el número de elaboraciones a realizar a lo largo del día.
– Repartimos las elaboraciones en tramos del día, cada negocio tiene unas horas de actividad alta y otras valle o bajas. Si el negocio es una cafetería tradicional, los horarios de media mañana y primera hora de la tarde son los altos, mientras que el resto tiende a bajar. Tomamos el valor más alto según la hora del día y calculamos el número de personas que equivalen a la venta. Esto nos va a indicar el aforo que tendremos como máximo previsto, con el aforo sabremos calcular el número de personas en barra y mesas (normalmente un 60% mesa vs 40% barra, pero depende del tamaño del local).
– Calculamos las personas que caben en barra usando la medida más larga del local menos 2 metros (para dejar un hueco de salida y adaptación del local como mínimo), con la longitud de la barra sabemos el máximo de personas dividiendo los metros entre 0.80cm que es el espacio habitual de una persona. El resto de personas serán entre mesas y externos a barra.
– Intentamos colocar al resto de personas en mesas que vamos a poner distribuidas y con 3 sillas por mesa. Por que tres sillas y no dos o cuatro? Es un simple promedio de personas por mesa. Habitualmente las mesas cuentan las personas por pares y ocasionalmente por impares, con tres sillas por mesa cubrimos una media habitual que es 2,7 personas por mesa de local.
– Si todo ha conseguido repartirse en el local nos toca calcular las necesidades de equipamiento, materia prima y zona de elaboración necesaria para realizar esa venta. Este es el primer fallo habitual en casi todos los locales de hostelería, la cocina o zona de elaboración no está acorde a las necesidades de venta por la capacidad del local, es decir vamos a tardar en servir o nos sobran metros que podiamos utilizar para vender más.

Si ya sabemos que mesas y sillas necesitamos, que metros de barra deberíamos tener (aproximadamente), que zona de elaboración necesitamos para servir lo que vamos a vender, ya tenemos todo comenzamos a calcular donde poner cada cosa y los metros que dedicar a cada elemento.

El resultado es evidente, un local bien distribuido y preparado para sacar el máximo rendimiento a cada metro. En caso contrario vamos a tener un local con muchos posibles clientes y poca capacidad de atenderlos a todos o peor aún, exceso de espacio de elaboración y poca capacidad de venta.

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